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Bereich 05 · Software & Automation

Marketing-Automatisierung erklärt: Welche Abläufe von selbst laufen können

Von David JurišićAktualisiert [TT.MM.JJJJ][X] Min Lesezeit
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Kurz erklärt

Automatisierung übernimmt wiederkehrende Aufgaben: Anfragen erfassen, bestätigen, nachfassen und berichten.

  • Erst den Ablauf aufschreiben, dann automatisieren.
  • Das CRM ist das Zentrum, an das alles angeschlossen wird.
  • Der größte Effekt ist die schnelle Reaktion auf Anfragen.

Was bedeutet Marketing-Automatisierung?

Marketing-Automatisierung verbindet Werkzeuge, die bisher getrennt arbeiten: Formulare, CRM, E-Mail, WhatsApp, Kalender und Reporting. Was früher jemand von Hand übertragen hat, passiert automatisch und sofort.

Dafür gibt es Plattformen wie Make, Zapier oder n8n sowie die Workflows, die viele CRM-Systeme mitbringen. KI-Assistenten können zusätzlich Anfragen vorsortieren oder Antworten vorbereiten.

So gehen wir vor

  1. Abläufe aufschreibenWer macht was, wann und mit welchem Werkzeug? Ohne diesen Schritt wird Chaos nur schneller.
  2. Wiederholungen findenAlles, was mehrmals pro Woche gleich abläuft, ist ein Kandidat.
  3. CRM als Zentrum festlegenAlle Kontakte und Anfragen laufen an einer Stelle zusammen.
  4. Verbindungen bauenFormular, CRM, E-Mail, WhatsApp und Kalender werden miteinander verknüpft.
  5. Benachrichtigungen und Follow-upsJede Anfrage bekommt sofort eine Antwort, und niemand wird vergessen.
  6. Testen, dokumentieren, überwachenJeder Ablauf wird getestet und beschrieben. Fehler melden sich bei einer verantwortlichen Person.

Woran misst man den Nutzen?

Automatisierung lohnt sich, wenn sie Zeit spart oder mehr Anfragen zu Kunden macht.

Kennzahl Was sie zeigt Ziel
Reaktionszeit Zeit bis zur ersten Antwort auf eine Anfrage Minuten statt Stunden
Eingesparte Stunden Wegfallende Handarbeit pro Woche Mehr Zeit für Gespräche
Nachgefasste Leads Anteil der Anfragen mit Follow-up Möglichst alle
Verlorene Anfragen Anfragen ohne Bearbeitung Keine
Terminquote Anteil der Anfragen mit Termin Steigend

Was kostet Automatisierung?

Die Kosten setzen sich aus einmaligem Aufbau und laufenden Posten zusammen. Hier tragen wir unsere echten Preisrahmen ein, damit Sie Angebote vergleichen können.

Posten Einmalig Monatlich
Analyse der Abläufe [€] [€]
Einrichtung der Workflows [€] [€]
CRM-Einrichtung [€] [€]
Software-Lizenzen [€] [€]
Betreuung und Wartung [€] [€]

Typische Fehler

Chaos automatisierenEin schlechter Ablauf wird durch Automatisierung nicht besser, nur schneller.
Niemand ist zuständigWenn ein Workflow ausfällt, muss eine Person davon erfahren.
Zu viele Werkzeuge ohne ZentraleDaten in fünf Tools sind schlimmer als in einem. Das CRM ist die eine Quelle.

Checkliste

  • Der Ablauf ist schriftlich festgehalten.
  • Es gibt ein CRM als zentrale Quelle.
  • Jede Anfrage bekommt sofort eine Bestätigung.
  • Bleibt eine Antwort aus, folgt automatisch eine Erinnerung.
  • Datenschutz ist geprüft, inklusive Auftragsverarbeitungsverträgen.
  • Fehlermeldungen gehen an eine verantwortliche Person.

Häufige Fragen

Welche Werkzeuge werden genutzt?

Häufig Make, Zapier oder n8n sowie die Workflows im CRM. Die Wahl hängt davon ab, welche Software Sie bereits nutzen.

Ist das DSGVO-konform?

Es kann DSGVO-konform umgesetzt werden: mit Anbietern, die einen Auftragsverarbeitungsvertrag anbieten, möglichst mit Datenhaltung in der EU und nur mit den nötigen Daten.

Ersetzt Automatisierung Mitarbeiter?

Sie nimmt Routine ab, damit Ihr Team mehr Zeit für Gespräche und Abschlüsse hat.

Was kostet das laufend?

Software-Lizenzen und Wartung. Den Rahmen tragen wir oben in die Kostentabelle ein.

David Jurišić
Gründer der Novitas Media Group in Düsseldorf. Baut Marketing-Systeme für Dienstleister, Praxen, Industrie und Arbeitgeber.

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